Getting Things Done (GTD) van David Allen is een fundamenteel principe voor operationele zaken (beter gezegd, voor het werk) binnen een zelforganisatie op basis van Holacracy. Uit praktische ervaringen met Holacracy raak ik er steeds meer van overtuigd dat een succesvolle implementatie van zelforganisatie valt of staat met de vaardigheden van medewerkers om op een andere meer gestructureerde manier naar hun werk te kijken.
Het on-boarding programma voor nieuwe medewerkers biedt de mogelijkheid om hieraan concreet invulling te geven. Hiertoe heb ik een korte oefening gemaakt: Mentaal Flossen (met een dergelijk label heb je meteen de aandacht). Overigens kwam ik op deze term naar aanleiding van een albumtitel van de band Urban Dance Squad: Mental Floss for the Globe. Maar dit terzijde.
Stap 1: What has your attention? Elke deelnemer schrijft op separate briefjes (post-its) wat zijn/haar aandacht heeft. Eén of twee kernwoorden. Dit heeft een parallel met het inbrengen van spanningen in een werk- of rollenoverleg (What’s your tension?); je hoeft nu nog niet precies te beschrijven wat het onderwerp precies inhoudt (dat komt later).
Stap 2: Wat is het? Alvorens deze vraag te beantwoorden geef ik een korte toelichting middels een framework dat ik hiervoor gebruik. “Alles wat op jou afkomt (stuff gets in) of alles wat jij communiceert valt onder één of meer van het volgende“;
- Een (eerstvolgende) actie die van jou wordt gevraagd of die jij van een ander vraagt. Een eerstvolgende actie is een zichtbare handeling die iets in beweging zet (waarbij soms het uiteindelijke doel nog niet (helemaal) duidelijk hoeft te zijn.
- Een gewenst resultaat die van jou wordt gevraagd of die jij van een ander vraagt. Een gewenst resultaat, in Holacracy heet dit een ‘project’, dat meerdere stappen, acties vergt. Hierbij is het doel duidelijk (omschrijving in de voltooid tegenwoordige tijd), maar hoeven alle benodigde stappen nog niet (helemaal) duidelijk te zijn.
- Een verwachting die men van jou uitspreekt of die jij jegens de ander uitspreekt. Een verwachting is een expliciete verantwoordelijkheid, een doorlopende activiteit waaraan in principe nooit een eind komt.
- Tenslotte, de grootste categorie; een mening (die jij uit of richting jou geuit wordt.
Soms moet je vertragen om te versnellen. Dat is precies wat je hier doet. In plaats van dat je meteen gaat handelen, ga je eerst nadenken; Wat is het? (of beter, wat is dit?) Weet ik wat het doel is? (Project) Of weet ik niet precies wat het gewenste resultaat is, maar heb ik wel een idee welke richting het uit moet? Zo ja, wat is dan een eerste stap die ik (of de ander) kan zetten om het in gang te zetten? (Project + een eerstvolgende actie, of alleen een eerstvolgende actie).
Menselijke interactie is een handel in verwachtingen. Veelal impliciet, en dat is een probleem. Hoe kun jij iemand helpen als jij niet weet wat de ander nodig heeft? En visa versa. Binnen een Holacracy heb jij voor jouw rollen geen verantwoordelijkheden nodig om je werk te doen. Je mag immers alles doen wat jij zinvol acht voor het realiseren van je purpose, tenzij het verboden is. Het is vooral die ander die jouw verantwoordelijkheden nodig heeft om te weten wat hij van jou mag verwachten. Waar dit in conventionele organisaties tot veel problemen leidt en waarbij conflicten dan via macht ‘opgelost’ worden, streeft een Holacracy naar maximale transparantie en duidelijkheid middels het expliciet maken van deze verwachtingen.
Maar verreweg het meeste waarmee je geconfronteerd wordt (of de ander mee confronteert) zijn meningen. En ook dit kan een probleem zijn. Een mening wordt vaak niet als zodanig gepercipieerd. Moet ik nu iets doen? Wordt er nu iets van mij verwacht? In veel situaties is een mening niet waardevrij en is de impliciete boodschap de (dwingende) verwachting dat je een actie onderneemt.
Thinking is a bitch!
Het doel van deze simpele oefening is feitelijk bewustwording als voorwaarde om iets met aandacht te gaan doen.
- Wat heb ik nodig? (Een actie? Een gewenst resultaat?)
- Moet ik hier iets mee? (Mag je dit van mij verwachten? Mag ik dit van de ander verwachten?
- Kan ik hier iets mee? (Dank voor je mening!)
“Thinking is a bitch” aldus David Allen tijdens een Q&A op de Holacracy coach training die ik onlangs volgde. Het denken in termen van gewenste uitkomsten en acties is in de praktijk problematisch omdat dit verschillende mindsets vergt. Uitkomsten c.q. gewenste resultaten appelleren aan visionaire eigenschappen (in termen van Mindtime komt dit overeen met future thinking). Acties daarentegen zijn gericht op uitvoering (executie) en komen meer overeen met present thinking. Het denken in gewenste resultaten én acties is daarom lastig.
Independent Brains 