Governance take aways

Als een organisatie niet aangestuurd wordt door een baas of managers, hoe moet het werk dan geregeld en aangestuurd worden? Dit is het vraagstuk van Governance waarover ik een workshop volgde van Energized (gegeven door Koen Bunders), of zoals Koen het formuleerde; Hoe maak je governance waar iedereen van opknapt! En niet alleen een baas, manager of een organisatie-ontwerper.

Governance is een balanceer-act; zoveel als mogelijk én zo min als nodig! Omschrijf alleen die verantwoordelijkheden die anderen van je verwachten (spanning-gedreven) in plaats van een uitgebreide lijst van werkzaamheden die exact weergeven wat je doet. En vraag je regelmatig af of die verantwoordelijkheden nog nodig zijn.

Check-in

In dit artikel wil ik een aantal van mijn ‘take-aways’ van de workshop delen. Maar eerst een paar opmerkingen vooraf (zie dit als een check-in). Onlangs kreeg ik een reactie van iemand die deze blog ‘pretentieus’ vond. “Je hebt alleen maar wat cursussen* gevolgd dus…….”.

*Ik heb in 2017 de Holacracy Practitioner Training gevolgd en in 2018 de Holacracy Coach Training, beide verzorgd door HolacracyOne o.l.v. Brian Robertson.

Enfin, laat ik deze gelegenheid (jouw/uw leestijd) gebruiken om mijn intenties te verhelderen (en dan laat ik het aan de lezer of hij/zij dit pretentieus vindt.

  1. Ik ben enthousiast over Holacracy. Ik heb veel verschillende organisaties van binnen gezien, er zelfs een aantal opgericht en ik heb nog geen alternatief gezien dat een organisatie zo wendbaar en responsief maakt en waarin de mens alles uit zich kan halen wat hij/zij in zich heeft.
  2. Ik vind Holacracy moeilijk en uitdagend. Als bedrijfskundige moet ik heel veel afleren (het what-if denken, het streven naar perfectie). Als persoon moet ik nog meer afleren (het directieve, de ‘held’ spelen) en veel leren (luisteren, reflexie, geduld, timing). Kortom, naast de spelregels (de grondwet) is Holacracy ook een ‘ervarings-leer’ en biedt het mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling.
  3. Schrijven is voor mij een manier om mijn gedachten te structureren. En als ik die tijd toch al investeer, waarom dit dan niet delen? En net als spreken, kan het zijn dat de toon je niet aanstaat.

Wil je (ook) de mening van ‘ervaren’ coaches, ga dan naar websites en blogs van HolacracyOne (waarbij ik je in het bijzonder wil wijzen op de blogs van Chris Cowan) en Energized.

Ok, dat was dan mijn check-in. En nu mijn vijf take-aways.

Take-away No.1: Verantwoordelijkheden

Het hebben van een verantwoordelijkheid betekent niet dat je het alleenrecht hebt op die verantwoordelijkheid! Een ieder mag die verantwoordelijkheid uitvoeren. Het grote verschil is dat het van de rol waaraan die verantwoordelijkheid is toegekend, wordt verwacht dat hij/zij die verantwoordelijkheid uitvoert.

Take-away No.2: domein(afspraken)

Als je van mening bent dat het op een of andere wijze schadelijk is dat die verantwoordelijkheid ook door anderen uitgevoerd kan worden (zonder dat ze die rol hebben), dan stel je in governance een domein en/of domeinafspraak voor. Met een domein en domeinafspraken kun je restricties opleggen.

Ik was gewend om een domeinafspraak als een ‘if-then’ statement te formuleren. “Als je de bedrijfsauto gebruikt, dan registreer je de gereden kilometers”. In deze workshop kreeg ik het advies om de domeinafspraak dwingender te formuleren; “Als je de bedrijfsauto gebruikt, dan moet je de kilometers registreren”.

Take-away No.3: Purpose (ordening)

‘Purpose’ is het eerste belangrijke ordeningsprincipe. Bij het opzetten van een initiële cirkelstructuur is er de neiging om bestaande afdelingen om te zetten in cirkels. In mijn rol als lead link heb ik dit destijds ook gedaan onder het mom van dat het de introductie van Holacracy vergemakkelijkte….integendeel! Naarmate je meer en meer zelf-organiseert, wordt dit juist iets wat voortgang in de weg zit. Afdelingen zijn teams van mensen (en als ze allemaal hetzelfde doen, dan zou je het een gilde kunnen noemen) en daar kan Holacracy in termen van besturing helemaal niets mee. Hiermee wil ik niet zeggen dat teams en mensen niet belangrijk zijn, maar in een Holacracy heeft governance alleen betrekking op rollen en de onderlinge relatie tussen rollen. Menszaken op een Holacratische manier verwerken? Niet doen!

Take-away 4: Purpose (zodat…)

Wat is een goede purpose en hoe kom je tot een goede purpose? In de workshop kregen we de handige tip om eerst naar alle verantwoordelijkheden van de rol te kijken en vervolgens de volgende vraag te beantwoorden; “Deze rol doet al deze dingen, zodat…..”. En als je dan een antwoord hebt, laat je dit weer volgen met de zodat-vraag. Je zult merken dat je die ‘zodat-vraag’ heel vaak kunt stellen. Om te voorkomen dat alle rollen uitkomen op een purpose als ‘vrede voor iedereen’ of ‘hemel op aarde’, zijn er een aantal criteria waarmee je die zoektocht (voorlopig) kunt beëindigen;

  • Je hebt de richting en betekenis die je aan het werk van je rol wilt toekennen
  • Je hebt het ultieme resultaat waar je in je rol naartoe werkt
  • Het activeert (je krijgt er energie van en je wilt hier helemaal voor gaan)
  • Het geeft duidelijk de scope van het werk aan

Take-away 5: domeinen

Mijn laatste take-away gaat over domeinen. Een domein is een dusdanig belangrijk iets van de organisatie, dat het een centrale aansturing van een rol nodig heeft. Op basis van de eerste take-away zou je verwachten dat de organisatie wordt overspoeld door een tsunami van domeinen. Zeker in de beginfase van de Holacracy adoptie is de roep om domeinen groot. Je hoeft maar naar een ‘iets’ te wijzen of ergens ‘aan’ te zitten en er wordt al snel voorgesteld om dit te ‘beveiligen’ met een domein. Net als bij verantwoordelijkheden betekent een domein niet dat de controlerende rol het alleen-recht heeft. Een ieder mag het domein gebruiken (de grondwet spreekt van ‘beïnvloeden’), echter je hebt wel toestemming nodig, en deze kan alleen geweigerd worden wanneer het gebruik er van tot schade leidt (bijv. de auto willen gebruiken zonder dat je een rijbewijs hebt).

Adviezen over wanneer wel/geen domein:

  • Principe: “Zo veel als nodig, zo min als mogelijk”.
  • Probeer domeinen zoveel mogelijk te voorkomen door eerste na te gaan of de gewenste governance ook middels een verantwoordelijkheid geregeld kan worden. Als dit niet mogelijk is;
  • Probeer het in een domeinafspraak (op de cirkel) te regelen.
  • Als een domein onvermijdbaar is, evalueer dan regelmatig of dit nog nuttig/nodig is. “Een domein is een paardenmiddel”

Meer uitleg over domeinen en domeinafspraken lees je in een van de vorige blogpost.

Check-out

Ook al denk je dat je de Holacracy materie goed begrijpt, er valt nog zoveel te leren. Niet alle ‘wijsheid’ en ‘best practises’ staan in de Grondwet, maar ontstaan in de praktijk door het toepassen van de spelregels en de intentie om volgens deze regels te werken. Workshops zoals deze, maar ook de regionale Holacracy meet-ups zijn mooie gelegenheden om hierover met elkaar van gedachten te wissen en ervaringen te delen.

Dit jaar organiseert Energized een ‘Summerschool’ met diverse workshops (ook op het scheidsvlak Holacracy en ‘menszaken’ (zoals HR, Teamontwikkeling).