IDM onderscheidt zich van conventionele besluitvorming omdat het niet gebaseerd is op macht (hiërarchie) of consensus (veelal meerderheid) maar op consent; zijn er geldige bezwaren die wijzigingen van een voorstel noodzaken. Kortom, het uiteindelijke voorstel moet zowel de spanningen van de indiener adresseren als die van de bezwaarmakers. IDM is daarmee een krachtige hefboom binnen het governance-overleg (daar waar ‘Wat heb je nodig’ dat is binnen het werkoverleg).
HolacracyOne heeft een handzame kaart gemaakt voor de facilitator als geheugensteun (en als je pas begint dan is het meer dan dat…). Nadeel is dat de kaart in het Engels is opgesteld. Ik ben al vrij snel begonnen met een Nederlandstalige interpretatie die ik in de loop der tijd steeds heb bijgesteld en waarschijnlijk nog veel bijgesteld gaat worden. En in dat kader stel ik aanvullingen en opmerkingen zeer op prijs.
Ik focus mij derhalve op de ‘bezwarenronde’ (Objection Round) omdat in deze ronde de facilitator kan ‘shinen’ (om er maar eens wat straattaal in te gooien) met een evengrote kans om het proces te verstieren.
De beginsituatie is dat er een geldig governance voorstel ligt en de facilitator neemt het woord en richt zich tot de deelnemers. Een voorstel is geldig als het de spanning van de indiener vermindert of oplost en bovendien de indiener helpt om een van haar rollen in de cirkel beter uit te drukken (artikel 3.2.2)
In vergaderingen met relatief veel cirkelleden kan het steeds herhalen van de eerste vraag tot irritatie leiden (het kost tijd en een ieder weet welke vraag komen gaat). Vandaar dat ik er voor kies om de eerste vraag aan de groep als geheel te stellen en de tweede vraag te richten aan de individuele cirkelleden door te beginnen met hun naam.
Als facilitator wil je alleen een antwoord horen (bezwaar of geen bezwaar) en geen andere antwoorden of allerlei inleidende en afleidende bespiegelingen. Herhaal de laatste vraag zo vaak als nodig.
Het is handig wanneer de secretaris rol dit bezwaar kort en bondig vastlegt op een voor alle cirkelleden zichtbaar medium (bijv. kladblok binnen Glassfrog of Holaspirit)
Vervolgens start de facilitator een dialoog om de spanning (het bezwaar) te testen op geldigheid. Een bezwaar is geldig als deze voldoet aan alle onderstaande criteria;
- het voorstel beperkt de capaciteit van de cirkel;
- de spanning (het bezwaar) wordt veroorzaakt door het voorstel;
- op basis van bekende feiten dan wel recente gebeurtenissen is het zeker dat schade optreedt én het is niet mogelijk om tijdig in te grijpen (waardoor de schade niet ontstaat of erger wordt);
- het voorstel beperkt de rol van de bezwaarmaker.
Tevens is een bezwaar geldig wanneer het voorstel niet voldoet aan de regels van de grondwet. Bijvoorbeeld wanneer het voorstel een gewenst resultaat, een eerstvolgende actie is (Not Valid Governance Output) of dat de cirkel geen autoriteit heeft om over dit voorstel een geldig besluit te nemen.
Capaciteit van de cirkel
Middels een dialoog met de bezwaarmaker test de facilitator of het bezwaar voldoet aan alle criteria. Er is geen vaste volgorde van de vragen. Ervaren facilitators weten al vaak op basis van de inhoud van een bezwaar welke vraag het eerst gesteld moet worden. Ben je minder ervaren dan kun je beter een vaste volgorde aanhouden.
Tip! Maak de dialoog visueel door de vragen op een scherm te projecteren. De cirkelleden kunnen de dialoog dan goed volgen en het draagt bij aan de transparantie van het proces.
Indien de bezwaarmaker op de gesloten vraag antwoordt dat het voorstel schade berokkent (a), dan dient hij/zij een onderbouwing te geven. De facilitator kan hierbij helpen door vragen te stellen, bijvoorbeeld;
- Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarbij dit voorstel de capaciteit van de cirkel beperkt?
- Kun je een voorbeeld geven van de wijze waarop dit voorstel de cirkel belemmert om haar verantwoordelijkheden uit te voeren? Of belemmert/beperkt in het verwezenlijken van haar purpose?
Het gaat hierbij niet zozeer om de waarheid (bijvoorbeeld of een dergelijke situatie zich voor heeft gedaan), maar meer om de logica in de argumentatie. Een belangrijke tip voor de facilitator is om de drempel zo laag mogelijk te houden (een ‘drempel’ is geen ‘barricade’).
Wanneer de bezwaarmaker het voorstel onnodig vindt of niet compleet, dan stopt de facilitator de dialoog (en daarmee het proces met betrekking tot het bezwaar). “Dank je wel, je hebt mij net verteld dat je geen geldig bezwaar hebt”.
Tip! Het bezwaar kan ongeldig zijn, maar dat betekent niet dat daarmee de spanning van de bezwaarmaker verwerkt is. Als facilitator kun je de bezwaarmaker wel een advies meegeven over de wijze waarop de spanning wel geadresseerd kan worden (dus niet door het voorstel van een andere rol aan te passen, maar door bijvoorbeeld zelf een voorstel in te dienen).
Het is al een probleem
Indien de bezwaarmaker van mening is dat het voorstel een nieuwe spanning veroorzaakt (a), dan kan de vervolgvraag zijn;
- Op welke wijze creëert dit voorstel een nieuwe spanning? Kun je een voorbeeld geven?
Nogmaals het gaat er niet om of het argument waar is maar of het logisch klinkt. En als je twijfelt, neem het argument als ‘voorlopig geldig’ aan.
Tip! Focus je als facilitator vooral op het tweede deel van de vraag; is het al een probleem? (b) Vaak is dit veel gemakkelijker vast te stellen.
Is it safe enough to try?
Hoeveel kansen worden er gemist omdat men denkt dat een voorstel niet gaat werken? Hoeveel voorstellen verdwijnen en lossen op in het niets, omdat het niet de juiste persoon is die het heeft bedacht? En hoeveel voorstellen halen niet de meerderheid? Veranderen en vernieuwen nemen risico met zich mee. Waar men in conventionele organisaties innovaties ‘isoleert’ van de operationele bedrijfsvoering, is dit in een holacracy een integrale praktijk.
Het eerste deel van de vragen handelt over feiten (a) (b);
- Welke feitelijke informatie (of feiten) liggen aan jouw zorgen ten grondslag?
Of wordt er geanticipeerd op een mogelijkheid dat die negatieve gevolgen of schade plaats vindt?
Het tweede deel over context (c); is het veilig genoeg om het te proberen omdat we tijdig aanpassingen kunnen doen of de situatie terug kunnen draaien?
- Waarom kunnen we niet tijdig bijsturen om schade te voorkomen?
Niet jouw rol
Indien de bezwaarmaker vindt dat het één van zijn/haar rollen beperkt;
- In welke rol(len) en op welke wijze word jij beperkt?
Het kan zijn dat de bezwaarmaker rollen heeft in andere cirkels, echter deze rollen vormen geen basis voor een geldig bezwaar (ook al kan dit op logischer wijze beargumenteerd worden).
NVGO – Not Valid Governance Output
Ten slotte kan de facilitator een geldig bezwaar maken indien het voorstel in strijd is met de regels van de grondwet. Overigens kunnen ook andere kernleden dit bezwaar maken. Van de facilitator rol (en in zekere zin ook van de secretaris rol) wordt dit verwacht.
Alle bezwaren worden één voor één getest. Geldige bezwaren worden door de secretaris rol vastgelegd (ongeldige bezwaren worden niet genotuleerd en bij vaststelling door de secretaris van het ‘kladblok’ verwijderd).
De output van de eerste ronde is of een goedgekeurd voorstel (geen geldige bezwaren) of een opsomming van één of meer (geldige bezwaren).
Integreren
Alle geldige bezwaren worden één voor één geïntegreerd. Integreren heeft als doel om een voorstel dusdanig aan te passen dat dit zowel de spanning van de indiener als die van de bezwaarmaker adresseert.
De facilitator begint met de bezwaarmaker (1) en vraagt vervolgens de indiener of de suggesties (wijzigingen/aanvullingen) nog steeds de oorspronkelijk spanning van de indiener adresseren. De overige kernleden mogen suggesties aandragen zolang die gericht zijn op de spanningen van de indiener en de bezwaarmaker. Het is niet toegestaan dat kernleden hun eigen spanningen/ideeën integreren!
Next…..
Zodra een bezwaar succesvol is geïntegreerd, wordt het volgende bezwaar verwerkt met de laatste versie van het voorstel (waarin het vorige bezwaar in verwerkt is)
Tweede bezwarenronde
Nadat alle geldige bezwaren verwerkt zijn, wordt het ‘geïntegreerde voorstel’ ingebracht in de bezwarenronde.
Laatste opmerkingen
Net als bij een voetbalwedstrijd zie je vaak dat na de aftrap de bal eerst rond gespeeld wordt. Start in governance met een voorstel waarvan je denkt dat dit eenvoudig behandeld kan worden (bijv. een voorstel dat betrekking heeft op het nader specificeren/verhelderen van verantwoordelijkheden). Dit geeft een ieder de mogelijkheid om ‘in het spel te komen’ en ‘warm te draaien’ voor dat wat nog komen gaat.
Een valkuil waar menigeen intrapt is het streven naar volledigheid en perfectie in het formuleren van een voorstel. Dit levert in de praktijk veel problemen op (volledigheid kost onevenredig veel tijd in relatie tot wat het opbrengt, energie die wegvloeit omdat bijvoorbeeld de nadruk teveel ligt op details en het ‘netjes formuleren’). Mijn advies is om klein te beginnen, bijvoorbeeld;
- Een nieuwe rol: rolnaam met een of twee verantwoordelijkheden – net genoeg om de spanning van een concrete en recente situatie te adresseren (minimal viable proposal) Uiteindelijk wordt in de roluitvoering constant ‘verwerkt’ naar passendheid, c.q. De rol groeit en ontwikkelt zich op basis van concrete spanningen uit de dagelijkse praktijk.
Regelmatig krijg ik de opmerking dat men meer tijd nodig heeft om de impact van een voorstel te beoordelen, maar dat het tempo van de vergadering daar geen mogelijkheden voor biedt. Zie een governance voorstel niet als een gewenst (en zeker geen gegarandeerd) resultaat, maar meer als een eerste stap op het gebied van het reguleren van werk. En die eerste stap hoeft niet heel groot te zijn. Ook in de meeste sporten positioneert men zich met kleine stapjes.
Independent Brains 