Individuele Actie (een casus)

“Je denkt als mens, je handelt vanuit je rol”. Makkelijk gezegd en heel moeilijk gedaan. Onlangs faciliteerde ik een governance overleg (roloverleg) waarin Hans (gefingeerde naam) de volgende spanning inbracht;

Mij is gevraagd om trainingen verzorgen voor een project voor klant X. Gezien de huidige ontwikkelingen denk ik dat het vaker van mij verwacht gaat worden om die trainingen te geven. Het geven van trainingen hoort niet bij één van mijn rollen en verantwoordelijkheden. Sterker, er is op dit moment geen rol met de verantwoordelijkheid voor het geven van trainingen. Mijn voorstel is om de rol trainer aan te maken met als verantwoordelijkheid ‘het voorbereiden en geven van trainingen’.

Hans heeft binnen de cirkel ook een andere rol waarin hij verantwoordelijk is voor de commerciële activiteiten van een ander product (rol ‘advies’ met focus op dat specifieke product). De cirkelleden merken dat Hans de laatste maanden behoorlijk ‘opgeslokt’ wordt door de partners die zich bezig houden met het trainingproduct dat nog volop in ontwikkeling is en behoorlijk veel tractie in de markt heeft. Het algemene gevoel is dat de verkoop van dat andere product hieronder te leiden heeft. Hans wuift dit met de nodige argumenten weg wanneer hij hierover opmerkingen krijgt.

Nadat Hans zijn spanning en zijn governance voorstel voor een nieuwe rol heeft ingebracht, volgen de constitutionele rondes van respectievelijk ‘verhelderende vragen’ en ‘reactieronde’. Dit is meestal al de eerste hindernis (of beter; ergernis) die cirkelleden moeten overwinnen; het scheiden van vragen, met als doel het voorstel beter te begrijpen, van reacties waarin je je mening over het voorstel kunt ventileren. Als facilitator ben ik nog steeds zoekende naar interventievormen waarbij je de energie niet weghaalt c.q. de vergadering niet ‘afleidt’ naar mijn spanning als facilitator/coach in deze (je aan de spelregels houden). It’s easy to mess it up because a coach walks a fine line between supporting Holacracy practice and violating it.

Met enige moeite worden er een paar ‘echte’ verhelderende vragen gesteld en door Hans beantwoord. De reactieronde levert meer stof op en is ook dé plek om al je bedenkingen en ideeën uit te spreken, ook veronderstellingen. De meeste reacties zijn gebaseerd op de veronderstelling dat Hans de rol van trainer gaat vervullen.

Wat hier gebeurt zou je een vorm van ‘framing’ kunnen noemen. Een persoon brengt een spanning in omdat er van hem iets wordt verwacht wat niet zijn rol is en/of niet zijn verantwoordelijkheid is. Het voorstel om die rol in het leven te roepen wordt impliciet gepercipieerd als dat de indiener (in dit geval Hans) die rol gaat vervullen.

Alhoewel het voorstel in principe de spanning niet oplost (zolang die rol niet toegewezen is) zijn we met het creëren van deze rol wel een stap verder. Zolang de rol niet is toegewezen liggen de verantwoordelijkheden van die rol bij de Lead Link. Het valt te verwachten dat Hans bij de Lead Link om die rol zal vragen en het ligt voor de hand dat Hans de rol van Tech-savvy trainer krijgt. Er ontstaat dan een situatie waarin Hans binnen de cirkel twee rollen heeft; een adviesrol en een trainerrol.

Retrospectief

Wat kun je in retrospectief over deze casus zeggen (en leren)?

• Als Hans destijds het verzoek kreeg om een training te gaan geven had hij kunnen zeggen; Dat is niet mijn rol! Dare not to Care!
• Hans, sociaal en collegiaal als hij is, zag daarnaast ook een kans om zijn interesse te verbreden en zijn vaardigheden breder in te zetten. In plaats van meteen ja te zeggen, had hij ook kunnen reageren met de aanvullende vraag of het vaker van hem verwacht wordt om een training te geven. Zo ja, dan had hij kunnen verzoeken om die verwachting middels governance vast te leggen (c.q. hem die rol te geven of die verantwoordelijkheid toe te kennen).
• Feitelijk is Hans niet concreet gevraagd om die training te geven. Hij zag dat de training niet gegeven kon worden (i.v.m. ziekmelding trainer) en, omdat hij al betrokken was bij de ontwikkeling van het trainingsproduct/programma, had hij de verantwoordelijkheid om die training te geven op zich genomen. Dit kan uitgelegd worden als een ‘individuele actie’.

Artikel 4.3: Als Partner van de Organisatie ben je in sommige gevallen bevoegd om te handelen buiten de autoriteit van je Rollen, of om zelfs de regels van deze Grondwet te breken. Vervolgens worden de omstandigheden genoemd waarin een individuele actie is toegestaan. In deze casus is 4.3.1. b van toepassing: Je gelooft redelijkerwijs dat jouw actie meer Spanning oplost of voorkomt voor de Organisatie dan dat het mogelijk zou creëren.

• Op een individuele actie volgen een aantal verplichtingen; uitleggen aan de partners binnen de cirkel waarom die actie is ondernomen en het herstellen van de eventuele schade. (artikel 4.3.2 Communicatie & Herstel).

Artikel 4.3.2: Bij het nemen van een Individuele Actie, heb je de plicht om jouw actie en de intentie erachter uit te leggen aan iedere Partner die een Rol vervult die mogelijk aanzienlijk beïnvloed is. Op verzoek van deze Partners, heb je ook de plicht om redelijke aanvullende maatregelen te nemen om te helpen bij het oplossen van Spanningen die gecreëerd zijn door jouw Individuele Actie. De spanning die door deze individuele actie werd veroorzaakt was het vermoeden dat de verantwoordelijkheden van de andere rol van Hans niet goed werden waargenomen (de verkoop van het andere product). Artikel 4.3.2 vervolgt; Als jouw Individuele Actie effectief handelde binnen een andere Rol, of een Domein of Domeinafspraak heeft geschaad, dan moet je op het verzoek van de persoon die normaal de Rol, het Domein of de Domeinafspraak beheert of op verzoek van de Lead Link die de geraakte entiteit beheert, stoppen met het nemen van een gelijksoortige Individuele Actie. De rol die de voorgenoemde spanning zou kunnen hebben is de Lead Link (die de geraakte entiteit, zijnde de cirkel, beheert.

• Echter de governance meeting behandelt op dit moment de spanning van Hans – niet die van de Lead Link. En in deze casus wacht de Lead Link op wat komen gaat – hij kan immers op elk moment de spanning inbrengen! Dit is één van de krachtige spelregels binnen een Holacracy; het biedt de partners de mogelijkheid om hun spanning en intenties te ‘timen’.
• Het voorstel voor een nieuwe rol (trainer) wordt, na integratie van één geldig bezwaar, aangenomen. Conform de grondwet neemt de Lead Link de rol trainer waar, zolang hij deze niet aan een partner heeft toegewezen. De Lead Link kan de rol aan Hans toewijzen en, indien Hans de rol accepteert, meteen een andere verantwoordelijkheid van de Lead Link gaan waarnemen; Vaststellen van relatieve prioriteiten en Strategieën voor de Cirkel. Nu kan de Lead Link zijn eventuele spanning (resultaten adviesrol lijden onder trainerrol) verwerken middels het stellen van een relatieve prioriteit (bijv. Benadruk de projecten van de rol advies, ook al gaat dat ten koste van de projecten van de rol trainer). De Lead Link kan alleen die zaken prioriteren die reeds door de rol zijn geaccepteerd.

—-