Vastleggen & informeren

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen over het toepassen van generieke beheersmaatregelen uit het NOREA normenkader op zelforganisaties.

Opbouw

In dit artikel wordt de generieke control ‘Documentatie, bekendmaking en goedkeuring’ van het NOREA normenkader behandeld.

Eerst wordt de oorspronkelijke NOREA formulering gegeven en in het gekleurde blok de ‘formulering’ van deze generieke maatregel die beter aansluit bij het managementparadigma van een zelforganisatie (specifiek Holacracy

In de toelichting wordt een brug geslagen tussen de twee paradigma’s.

Tot slot wordt voor elke generieke beheersmaatregel een suggestie gedaan voor bewijsvoering.

GEN-2: Proces gedocumenteerd, geaccordeerd en bekendgemaakt

Oorspronkelijke NOREA formulering:

Het proces, waaronder de procesgang en rollen, is gedocumenteerd, geaccordeerd door management en bekend gemaakt bij alle betrokkenen.

Aangepaste formulering:

Het domein en de daarmee samenhangende domeinafspraken, rollen en strategieën, is gedocumenteerd, middels het governanceproces bekrachtigd en bekend gemaakt aan alle betrokkenen.

Toelichting:

Rollen: ITIL definieert een rol als ‘een verzameling verantwoordelijk-heden, activiteiten en bevoegdheden die zijn toegekend aan een persoon of team. Een rol wordt vastgelegd in een proces of functie. Een persoon of team kan meerdere rollen hebben‘. Deze definitie vertoont veel overeenkomsten met de roldefinitie binnen een zelforganisatie. ‘Een rol vastgelegd in een proces’ verwijst naar domein(en) die aan de rol is toegekend.

Procesgang: ITIL biedt ingrediënten om de procesgang van IT-serviceprocessen (bijv. Incident Management) te beschrijven;

• Stroomdiagrammen;
• Triggers, input en output van het proces;
• Interfaces met andere operationele processen;
• Kritieke succesfactoren

Met deze ingrediënten kan binnen een zelforganisatie een domein gedefinieerd en nader gespecificeerd worden. Overigens moet procesgang binnen een zelforganisatie breder opgevat worden: het gaat hierbij niet alleen om de operationele procesflow maar ook om de besturing van het proces (c.q. domein) hetgeen tot uitdrukking komt in bijvoorbeeld domeinafspraken en strategieën.

Bekend gemaakt: Een belangrijk basisprincipe binnen een zelforganisatie is dat impliciete verwachtingen niet bestaan. De meeste zelforganisaties maken gebruik van specifieke software (zoals Glassfrog, Holaspirit) waarmee cirkels en rollen hun administratie bijhouden en waarin je alles kunt vinden/nalezen over domeinen, domeinafspraken, wie verantwoordelijk is, wat die verantwoordelijkheden inhouden etc.

Bewijsvoering GEN-2:

• Systeem waarin de processen zijn beschreven (document-managementsysteem bijv. Knowledge binnen Servicenow)
• Systeem waarin de processen zijn geconfigureerd (IT Servicemanagementsysteem zoals bijv. Servicenow)
• Verslagen van Governance overleggen (c.q. Administratie van de cirkel in bijv. Glassfrog/Holaspirit)

Next: Verantwoordelijkheden