Getting Things Done (GTD) van David Allen is een fundamenteel principe voor operationele zaken (beter gezegd, voor het werk) binnen een zelforganisatie op basis van Holacracy. Uit praktische ervaringen met Holacracy raak ik er steeds meer van overtuigd dat een succesvolle implementatie van zelforganisatie valt of staat met de vaardigheden van medewerkers om op een andere meer gestructureerde manier naar hun werk te kijken.
Het on-boarding programma voor nieuwe medewerkers biedt de mogelijkheid om hieraan concreet invulling te geven. Hiertoe heb ik een korte oefening gemaakt: Mentaal Flossen (met een dergelijk label heb je meteen de aandacht). Overigens kwam ik op deze term naar aanleiding van een albumtitel van de band Urban Dance Squad: Mental Floss for the Globe. Maar dit terzijde.
Stap 1: What has your attention? Elke deelnemer schrijft op separate briefjes (post-its) wat zijn/haar aandacht heeft. Eén of twee kernwoorden. Dit heeft een parallel met het inbrengen van spanningen in een werk- of rollenoverleg (What’s your tension?); je hoeft nu nog niet precies te beschrijven wat het onderwerp precies inhoudt (dat komt later).
Stap 2: Wat is het? Alvorens deze vraag te beantwoorden geef ik een korte toelichting middels een framework dat ik hiervoor gebruik. “Alles wat op jou afkomt (stuff gets in) of alles wat jij communiceert valt onder één of meer van het volgende“;
Een (eerstvolgende) actie die van jou wordt gevraagd of die jij van een ander vraagt. Een eerstvolgende actie is een zichtbare handeling die iets in beweging zet (waarbij soms het uiteindelijke doel nog niet (helemaal) duidelijk hoeft te zijn.
Een gewenst resultaat die van jou wordt gevraagd of die jij van een ander vraagt. Een gewenst resultaat, in Holacracy heet dit een ‘project’, dat meerdere stappen, acties vergt. Hierbij is het doel duidelijk (omschrijving in de voltooid tegenwoordige tijd), maar hoeven alle benodigde stappen nog niet (helemaal) duidelijk te zijn.
Een verwachting die men van jou uitspreekt of die jij jegens de ander uitspreekt. Een verwachting is een expliciete verantwoordelijkheid, een doorlopende activiteit waaraan in principe nooit een eind komt.
Tenslotte, de grootste categorie; een mening (die jij uit of richting jou geuit wordt.
Soms moet je vertragen om te versnellen. Dat is precies wat je hier doet. In plaats van dat je meteen gaat handelen, ga je eerst nadenken; Wat is het? (of beter, wat is dit?) Weet ik wat het doel is? (Project) Of weet ik niet precies wat het gewenste resultaat is, maar heb ik wel een idee welke richting het uit moet? Zo ja, wat is dan een eerste stap die ik (of de ander) kan zetten om het in gang te zetten? (Project + een eerstvolgende actie, of alleen een eerstvolgende actie).
Menselijke interactie is een handel in verwachtingen. Veelal impliciet, en dat is een probleem. Hoe kun jij iemand helpen als jij niet weet wat de ander nodig heeft? En visa versa. Binnen een Holacracy heb jij voor jouw rollen geen verantwoordelijkheden nodig om je werk te doen. Je mag immers alles doen wat jij zinvol acht voor het realiseren van je purpose, tenzij het verboden is. Het is vooral die ander die jouw verantwoordelijkheden nodig heeft om te weten wat hij van jou mag verwachten. Waar dit in conventionele organisaties tot veel problemen leidt en waarbij conflicten dan via macht ‘opgelost’ worden, streeft een Holacracy naar maximale transparantie en duidelijkheid middels het expliciet maken van deze verwachtingen.
Maar verreweg het meeste waarmee je geconfronteerd wordt (of de ander mee confronteert) zijn meningen. En ook dit kan een probleem zijn. Een mening wordt vaak niet als zodanig gepercipieerd. Moet ik nu iets doen? Wordt er nu iets van mij verwacht? In veel situaties is een mening niet waardevrij en is de impliciete boodschap de (dwingende) verwachting dat je een actie onderneemt.
Thinking is a bitch!
Het doel van deze simpele oefening is feitelijk bewustwording als voorwaarde om iets met aandacht te gaan doen.
Wat heb ik nodig? (Een actie? Een gewenst resultaat?)
Moet ik hier iets mee? (Mag je dit van mij verwachten? Mag ik dit van de ander verwachten?
Kan ik hier iets mee? (Dank voor je mening!)
“Thinking is a bitch” aldus David Allen tijdens een Q&A op de Holacracy coach training die ik onlangs volgde. Het denken in termen van gewenste uitkomsten en acties is in de praktijk problematisch omdat dit verschillende mindsets vergt. Uitkomsten c.q. gewenste resultaten appelleren aan visionaire eigenschappen (in termen van Mindtime komt dit overeen met future thinking). Acties daarentegen zijn gericht op uitvoering (executie) en komen meer overeen met present thinking. Het denken in gewenste resultaten én acties is daarom lastig.
Een veelvoorkomende misvatting is dat een geneste cirkelstructuur gezien wordt als een conventionele hiërarchische structuur dat onder andere bepaalt langs welke lijnen afstemming plaats moet vinden. Begrijpelijk, in het jargon worden termen als ‘bovenliggende cirkels’, super- en subcirkels gebruikt hetgeen een hiërarchische verhouding suggereert. En in een Holacracy is er wel degelijk spake van een hiërarchie, maar niet in de conventionele betekenis.
Hiërarchie van Purpose
Een cirkel is een rol die zichzelf in meerdere rollen heeft opgesplitst om zo beter haar purpose te vervullen (artikel 2.1 van de Grondwet). In ander woorden, er is een ‘natuurlijke’ hiërarchie van purpose; de purpose van een rol is afgeleid van, draagt bij aan de purpose van de cirkel (waarvan de rol deel uit maakt). Zie hier ook het verschil tussen zelforganisatie (high alignment) en zelfsturing (low alignment).
Domein delegatie
Een ander aspect waaruit je hiërarchie kunt afleiden is de wijze waarop domeinen gedelegeerd worden (meer over domeinen en domeinafspraken vind je in een eerdere blogpost). In dit verband vind ik het begrip ‘rentmeesterschap‘ passend; rollen of cirkels krijgen het beheer over een domein dat aan hun is gedelegeerd (let op; ook een term dat hiërarchie suggereert). Echter, de oorspronkelijk cirkel (delegeerder) behoudt bepaalde rechten (o.a. het wijzigen en verwijderen).
Waar zit de verwarring?
Binnen een Holacracy moet men de hiërarchie in ‘bedoelingen’ (purpose) en domeinen niet ‘doortrekken’ naar rollen en/of mensen;
omdat een rol in principe niet de autoriteit heeft om een andere rol iets op te leggen;
omdat een Holacracy geen mensen aanstuurt (maar rollen op basis van regels)
De grondwet is hierover vrij duidelijk (artikel 1.3);
As a Partner assigned to a Role, you have the authority to execute any Next-Actions you reasonably believe are useful for enacting your Role’s Purpose or Accountabilities.
Ondanks deze autoriteit en ruimte om ‘te ondernemen in je rol’, zie ik in de praktijk nog veel vormen van, wat ik legacy gedrag noem;
Het afwachten van vergaderingen om daarin je eerstvolgende acties af te stemmen. Antidotum: Je hebt geen vergaderingen nodig om je werk te doen.
Het via de Rep link adresseren van individuele agendapunten (in een Holacracy heet dit ‘spanning’) in de ‘bovenliggende cirkels’. Antidotum: Als je weet in welke cirkel jouw spanning het beste verwerkt (geadresseerd) kan worden, dan kun je je rechtstreeks tot die cirkel wenden. Ongeacht de hoeveelheid tussenliggende cirkels. En als je niet precies weet welke rol je in die cirkel nodig hebt; vraag de Lead Link rol. De Rep link is verantwoordelijk voor het verwerken van die spanningen in de supercirkel die de subcirkel beperken. Dat is wat anders dan het verwerken van spanningen die een rol binnen de subcirkel beperkt. Vanzelfsprekend mag je de Rep Link vragen maar het moet niet.
De Lead Link om toestemming vragen. Dit is, zeker in het begin, een veelvoorkomend fenomeen en er zijn verschillende redenen die dit in de hand werken. De term ‘Lead’ suggereert dat er maar één leider binnen de cirkel is. De Lead Link is de enige rol die door de bovenliggende cirkel wordt toegewezen. En in de praktijk zijn het vaak de voormalige managers die de Lead Link rol krijgen. De verantwoordelijkheden van Lead Link rol hebben op het eerste oog veel overlap met die van een manager. Kortom, allerlei omstandigheden die deze reflex in leven houden. Antidotum; Dit ligt vooral bij de Lead Link zelf (bewustwording en wellicht overdreven steeds stellen ‘ik heb niet de autoriteit om jou te vertellen wat jij moet doen! Ik wil je wel mijn mening geven, maar let op; het niets meer en minder dan een mening! Of iets in die richting. Een andere mogelijkheid is een aantal constitutionele verantwoordelijkheden van de Lead link te distribueren naar andere rollen in de cirkel.
Vraag!
Je bent ondernemer in jouw rol! Jouw rol kun je zien als jouw bedrijf! Wat als je iets nodig hebt? Juist, Geef aan wat je nodig hebt! Vraag! (btw, is voor de ander ook veel duidelijker) Be a Ferrari!
In het Holacracy woordenboek zijn domeinen en domeinafspraken veel gebruikte begrippen en in de praktijk de minst begrepen. Doel van dit artikel is om hierover meer verheldering te geven.
Holacracy maakt een onderscheid in Werk (het wat) en Governance (het hoe). Governance gaat over;
Verantwoordelijkheden (doorlopende activiteiten die van de rol worden verwacht)
Purpose (een ideale uitkomst waar de rol naar streeft, een uitkomst die niet persé haalbaar hoeft te zijn)
Domeinen (iets dat exclusief beheerd wordt door een rol – alsof het haar eigendom is);
Domeinafspraken (beperkingen of toestemming om een domein te gebruiken c.q. te beïnvloeden)
Wat is een domein?
Een domein is ‘iets’ wat waarde vertegenwoordigt voor de organisatie en centrale aansturing van een rol nodig heeft.
Een domein kan van alles zijn; van een fysiek voorwerp (de bedrijfsauto) tot een (ITIL) proces zoals Incident Management. Alle domeinen zijn eigendom van Company Cirkel waarvan het beheer aan de verschillende cirkels en rollen is overgedragen (gedelegeerd). Naast company kunnen ook subcirkels domeinen in het leven roepen (hierover straks meer: delegeren van domeinen)
Dus het beheer over een domein ligt bij een rol of bij een cirkel. Is een domein van een cirkel dan mag elke rol binnen die cirkeldat domein gebruikenzonder daarvoor toestemming te vragen. Zodra een domein is toegekend aan een rol, dan heb je toestemming nodig van die rol als je dat domein wil gebruiken.
“Ok, dus domeinen zijn belangrijke dingen en worden gekoesterd door rollen of cirkels.”
Domeinen zijn o.a. belangrijk omdat je daar iets moois of nuttigs mee kunt doen en het komt regelmatig voor dat andere rollen, zowel binnen als buiten de cirkel, daar gebruik van willen maken. Zo gaat dat met mooie en nuttige dingen. En als het naast mooi en nuttig ook nog eens erg gewild is, dan kan het behandelen van al die verzoeken (om daarvan gebruik te maken) een tijdrovende business worden. Want elk verzoek moet je serieus in overweging nemen en je mag zo’n verzoek alleen weigeren als hiervoor ‘geldige’ redenen zijn (bijvoorbeeld, dat het gebruik meer kwaad dan goed doet)
Wellicht dat je het dan gemakkelijker vindt om regels en bepalingen op te stellen die het voor andere rollen gemakkelijker maken om te weten wat ze wel en niet met of binnen dat domein mogen doen. Dit zijn zogenaamde domeinafspraken.
Wat zijn domeinafspraken?
Domeinafspraken hebben per definitie betrekking op een domein. Technisch gezien is een domeinafspraak een machtiging voor buitenstaanders (leden buiten de cirkel) om het domein te beïnvloeden en stelt het beperkingen aan degenen die al bevoegd zijn om het domein te beïnvloeden (leden binnen de cirkel).
Wat doet een domeinafspraak?
Geeft antwoord op de vraag onder welke omstandigheden en voorwaarden je gebruik mag maken van dat domein.
Geeft aan diegenen die het domein al mogen gebruiken, welke beperkingen aan de toegang of gebruik van een domein vastzitten.
Definieert processen en procedures van de cirkel die gevolgd moeten worden (bijv. alle projecten kunnen gevolgd worden in Holaspirit).
Verbieden om een bepaalde activiteit uit te voeren (bijv. alleen de rekenkamer mag financiële gegevens delen).
Kortom, je kunt met domeinafspraken het wie, wat & hoe van de invloed op en gebruik van een domein definiëren.
Hoe formuleer je een domeinafspraak?
Soms is het niet afdoende om alleen te beschrijven wie (welke rollen) het domein mogen gebruiken maar wil je ook afspreken wat iemand moet doen om het domein te beïnvloeden c.q. te gebruiken (het hoe). Hierbij kun je het ‘if/then statement’ als richtlijn hanteren bij domeinafspraken waarmee je toestemming wilt regelen. Domeinafspraken die beperkingen opleggen hebben veelal een notatie in de trant van ‘niemand-mag/behalve’ (grammaticaal zijn er natuurlijk meerdere varianten).
Bijvoorbeeld:
“Iedereen die wachtwoorden gebruikt voor accounts die toegang geven tot bedrijfsmiddelen of gevoelige gegevens, moet ervoor zorgen dat die wachtwoorden sterk zijn, niet worden gedupliceerd op een ander systeem, nergens anders worden opgeslagen, behalve in een sterk beveiligde repository (RDM, 1Password), en de daadwerkelijke wachtwoordtekst mag met niemand gedeeld worden.”
In bovenstaand voorbeeld herken je het if-then statement; “Als je wachtwoorden gebruikt, dan moeten ze sterk zijn.”
Do’s & Don’ts
Nogmaals, een domeinafspraak machtigt of beperkt het gebruik van een domein. Een domeinafspraak mag geen (doorlopende) activiteit (actie) verlangen/voorschrijven.
Een voorbeeld van zo’n ongeldige domeinafspraak: “Marketing moet een maandelijkse nieuwsbrief publiceren.”
Zodra je een activiteit van een rol verwacht (en je verwacht dat niet eenmalig maar vaker), dan is dat een verantwoordelijkheid en géén domeinafspraak.
Nu de nuance, want een domeinafspraak kan wel betrekking hebben op een voorwaardelijke activiteit of actie achteraf. Dus een domeinafspraak kan een actie voorschrijven;
Als voorwaarde om het domein te beïnvloeden (eerst de actie doen en dan het domein beïnvloeden);
Nadat je het domein beïnvloed of gebruikt hebt.
Een simpel voorbeeld: “Als je de bedrijfsauto gebruikt, dan registreert je de gemaakte kilometers.”
Hierbij is het registreren van de kilometers een actie nadat het domein (de bedrijfsauto) is gebruikt.
Dus een domeinafspraak moet bewust kiezen mogelijk maken.
Een domeinafspraak “Als je lucht inademt, dan moet je je timesheet op donderdag indienen”, is ongeldig omdat ik niet kan bepalen of ik lucht inadem of niet.
Een ander voorbeeld van een ongeldige domeinafspraak is: “Elke rol die een email krijgt van een klant moet dit doorsturen naar de verantwoordelijke servicemanager”. Naast het feit dat hier sprake is van een verantwoordelijkheid, is deze domeinafspraak ook ongeldig omdat die rol niet kan bepalen of een klant per email contact met hem/haar opneemt.
Delegeren van een domein
Hiervoor is al gesteld dat alle domeinen eigendom zijn van company cirkel. En dat het beheer gedelegeerd kan worden naar een rol of cirkel. De grondwet zegt hierover; je kunt alleen die domeinen beheren die aan jouw rol gedelegeerd zijn. Echter voor de werking van het domein (dus wie rekening moet houden met dat domein en de daarmee samenhangende domeinafspraken) is het bepalend welke cirkel dat domein heeft gedelegeerd!
Regel 1:
Een domein dat vanuit Company gedelegeerd wordt naar onderliggende cirkels en rollen hebben betrekking op de gehele organisatie! Dit betekent dat iedereen die dat domein wil gebruiken c.q. invloed wil uitoefenen op dat domein, toestemming moet vragen aan de rol die dat domein in beheer heeft. Laten we dit gemakshalve ‘globale’ domeinen noemen.
Regel 2:
Een (sub-)cirkel kan ook domeinen in het leven roepen. Echter een dergelijk ‘lokaal’ domein moet gedelegeerd worden aan een rol (of subcirkel) binnen de cirkel die dit domein in leven roept. Immers, je kunt alleen een domein beheren wanneer het aan jouw rol is gedelegeerd.
Echter, dit lokale domein bestaat alleen maar binnen de cirkel die het in het leven heeft geroepen. Alle parallelle en bovenliggende cirkels (en hun rollen) hoeven geen rekening te houden met dit domein en de afspraken die hiermee samenhangen. Voor deze zogenaamde buitenstaanders bestaat het domein als het ware niet.
Voorbeeld:
In de governance meeting van een subcirkel ‘Promotie & Verkoop’ wordt het domein ‘mailing list’ in het leven geroepen en toegekend aan de rol Marketing. Alle rollen binnen de subcirkel zijn gehouden aan het domein ‘mailing list’ en moeten de rol Marketing om toestemming vragen. Alle rollen en cirkels buiten de subcirkel hoeven geen rekening te houden met dit domein (ze kunnen doen alsof dit domein niet bestaat).
Als Marketing wil dat iedereen binnen de organisatie dit domein moet respecteren, dan dient zij (via de Rep Link) aan Company te vragen om dit domein namens de organisatie te beheren. In dit geval wordt het lokale domein ‘mailing list’ een globaal domein en dienen alle cirkels en rollen binnen de organisatie hier rekening mee te houden.
Impliciete domeinen
Sommige eigendommen van de Company cirkel worden niet als domeinen genoemd; dit zijn zogenaamde impliciete domeinen (bijvoorbeeld de huisstijl, de koffiemachines, de bedrijfsauto’s etc.). Impliciete domeinen zijn belangrijke zaken die door alle rollen gebruikt kunnen worden c.q. waarop alle rollen invloed kunnen hebben.
Met betrekking tot impliciete domeinen kunnen echter wel domeinafspraken gemaakt worden. In Glassfrog/Holaspirit wordt een dergelijke domeinafspraak gekoppeld aan het (impliciete) domein ‘Alle functies en activiteiten binnen de cirkel’.
Bijvoorbeeld de domeinafspraak “Iedereen die wachtwoorden gebruikt voor bedrijfsgerelateerde accounts, moet zorgen dat die wachtwoorden sterk zijn” bevat impliciet het domein van company (“Bedrijfsgerelateerde accounts”).
Zodra domeinen gedelegeerd worden, verliest de ‘delegerende’ cirkel haar autoriteit over dat domein. Echter de delegerende cirkel “behoudt het recht om het domein te verwijderen of te wijzigen, of om domeinafspraken te creëren of te wijzigen, welke de autoriteit op het Domein verder beperken of verruimen.” (zie artikel 2.1.3)
Voorbeeld:
Het domein ‘Social Media kanalen’ is een domein van de rol Marketing. Company heeft dit domein ooit aan de subcirkel ‘Promotie & Verkoop’ gedelegeerd, en die heeft het vervolgens aan de rol Marketing binnen haar cirkel gedelegeerd. Echter dit domein staat zowel op naam van de subcirkel (zodat iedereen buiten de cirkel weet wie het beheert) als op naam van Marketing (zodat een ieder binnen de cirkel weet wie het beheert).
Overigens is dit binnen zowel binnen Glassfrog als Holaspirit niet erg overzichtelijk; het is bijvoorbeeld voor een buitenstaander niet in één oogopslag duidelijk welke domeinen allemaal door rollen binnen de cirkel beheerd worden.
Omdat het domein ‘Social Media kanalen’ exclusief door de rol Marketing wordt beheerd, kan Marketing zelf buiten governance om domeinafspraken maken. De subcirkel ‘Promotie & Verkoop’ behoudt echter het recht om het domein ‘Social Media kanalen’ te verwijderen (van de rol Marketing), te wijzigen (bijv. geen Facebook) of om domeinafspraken te creëren of te wijzigen welke de autoriteit van Marketing op het domein verder beperken of die de autoriteit van andere rollen verruimen. Het verwijderen of wijzigen van domeinen en domeinafspraken van een rol door de omvattende cirkel mag alleen in governance!.
Als Company spanningen heeft met het domein ‘Social Media kanalen’ dan kan zij die spanning via de Lead Link van de subcirkel ‘Promotie & Verkoop’ inbrengen.
Independent Brains 