Capaciteit(en)

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen over het toepassen van generieke beheersmaatregelen uit het NOREA normenkader op zelforganisaties.

Opbouw

In dit artikel wordt de generieke control ‘Middelen, Capaciteit en Deskundigheid’ van het NOREA normenkader behandeld.

Eerst wordt de oorspronkelijke NOREA formulering gegeven en in het gekleurde blok de ‘formulering’ van deze generieke maatregel die beter aansluit bij het managementparadigma van een zelforganisatie (specifiek Holacracy

In de toelichting wordt een brug geslagen tussen de twee paradigma’s.

Tot slot wordt voor elke generieke beheersmaatregel een suggestie gedaan voor bewijsvoering.

GEN-4: Middelen & Deskundigheid

Oorspronkelijke NOREA formulering:

De serviceorganisatie beschikt over voldoende middelen, deskundigheid en capaciteit (door intern personeel en/of externe dienstverleners, inclusief vervangend personeel in geval van tijdelijke afwezigheid) om het proces uit te voeren.

Aangepaste formulering:

De serviceorganisatie beschikt over voldoende assets, deskundigheid en capaciteit (door interne rolvervullers en/of externe dienstverleners, inclusief vervangende partners in geval van tijdelijke afwezigheid) om de verantwoordelijkheden uit te voeren.

Toelichting

Wat er met middelen binnen een zelforganisatie bedoeld wordt is afhankelijk van de context waarin dit begrip gebruikt wordt. In de context van verantwoordelijkheden (Grondwet artikelen 1.2.5, 4.1.1, 4.1.3c, 5.2.3) betekent middelen; geld (en niets anders). In het kader van de norm is het begrip middelen ruimer gedefinieerd; bijvoorbeeld instrumenten, applicaties (tooling). Vandaar dat ik voor de term ‘assets’ kies: een (bedrijfs-)eigendom dat waarde vertegenwoordigt.

Het uitvoeren van een proces staat gelijk aan het uitvoeren van verantwoordelijkheden rekening houdend met domeinen (processen) en geldende domeinafspraken (beleid, richtlijnen).

Mochten assets, capaciteit of deskundigheid tekortschieten, dan is dit een spanning van de desbetreffende persoon die dit tekort in één van zijn rollen ervaart. En het is ook de verantwoordelijkheid van de rolvervuller (persoon) om deze spanningen te verwerken (artikel 1.2.1).

Bewijsvoering:

• Roosterplanning van medewerkers (bijv. capaciteitsplanning Servicedesk);
• Profielpagina’s van medewerkers met zogenaamde ‘kennistags’ (bijvoorbeeld de technische, functionele of proceskennis die personen hebben);
• Domeinafspraken of andere wijze van vastlegging hoe de afwezigheid van een rol wordt opgevangen;
• Een rol die de status en behoefte aan deskundigheid en expertise bijhoudt (en voorbeelden van ‘spanningen’ die ten aanzien van dit onderwerp verwerkt zijn of worden);

Wanneer je in de procesdocumenten verwijst naar (artikelen in) de Grondwet, dan is het handig om ook die toe te voegen aan de sectie 3 van het auditrapport (veelal onder de noemer ‘User Considerations’)

Next: Metrics